Gyakran mondják, hogy egy vezető csak annyira jó, mint az adminisztratív munkatársai. Ők tartják ugyanis egyben az irodát, és felelnek annak a zökkenőmentes működéséért.
Nem is csoda tehát, hogy a Szombathelyállás https://szombathelyallas.hu/allasok/adminisztracio-irodai-munka aloldalán, valamint a munkaerő-kölcsönzéssel és közvetítéssel foglalkozó HR szolgáltatók kínálatában több száz irodai és adminisztrációs munkaköri álláshirdetés látható.
Ezek azonban eltérő végzettséget és kvalitásokat igényelnek, így nem a legegyszerűbb feladat közöttük eligazodni. Ha megnézzük például egy recepciós vagy adminisztrátori pozícióról szóló hirdetést, akkor láthatjuk, hogy a legtöbb esetben ezekre a munkakörökre pályakezdőket is várnak. Egy személyi asszisztensi álláshoz viszont már szükségeltetik némi tapasztalat.
Készségek a recepciós álláshoz
A legtöbbünk abban a tévhitben él, hogy a recepciós állás egy nyugalmas munkakör, és csak a vendégek fogadásáról, a fénymásolásról és a kávéfőzésről szól. Az utóbbi években azonban a hozzá tartozó feladatok kibővültek adminisztrációs, asszisztensi és ügyfélszolgálati elemekkel.
Ezáltal a nyitottság és a megfelelő kommunikációs képesség rendkívül fontos, de szükség lesz még több tevékenység egyidőben történő elvégzésére is. Vagyis, ha éppen iktatjuk a számlákat, de megcsörren a telefon, vagy közben egy vendég érkezik, akinek kávét kell főzni, akkor nem az az első reakciónk, hogy leblokkolunk, hanem tesszük a dolgunkat.
Készségek az adatrögzítő álláshoz
Ehhez a pozícióhoz a legfontosabb készségek közé tartozik az alapvető számítógépes ismeret, a kiváló írás- és szervezési készség, illetve a részletekre való odafigyelés. Továbbá az sem árt, ha még időgazdálkodási és adatgyűjtési ismeretekkel is rendelkezünk.
Készségek a személyi asszisztensi álláshoz
Egy személyi asszisztensi munkakör jóval több, mint egy hagyományos titkárnői állás. Ebben a pozícióban mi vagyunk a főnök jobb kezei, és a háttérből nekünk kell figyelmesen rajta tartanunk a szemünket a különböző folyamatokon. Abban az esetben pedig, ha a csapat tagjai elakadnak, akkor nekünk kell segíteni nekik megoldani a nehézségeket.
Így az önálló munkavégzés készsége mindenképpen szükségeltetik, de emellett még ez a pozíció további kompetenciákat is igényel. Kezelni kell például a levelezést, telefonhívásokat kell bonyolítani, és meg kell szervezni a tárgyalásokat.
Továbbá mi leszünk a felelősek az ügyfelek fogadásáért és a riportok, valamint a kimutatások készítéséért is. Ennek köszönhetően tehát egy személyi asszisztensi pozíciónál elengedhetetlen a precizitás, a jó kommunikációs készség és a racionális gondolkodás.
Reméljük, hogy a fentebb leírtakkal sikerült rávilágítani az irodai munkák közötti különbségekre. Ha bármelyik elnyeri a tetszésünket, akkor mindenképpen érdemes felkeresni a fentebb is említett Szombathelyállást, ahol számtalan pozíció közül válogathatunk, és a sikeres jelentkezéshez is kaphatunk segítséget.
