A digitalizáció mára nem pusztán trend, hanem szükségszerűség. Cégek, hivatalok, iskolák, egészségügyi intézmények egyaránt arra törekednek, hogy a papírhegyekből átlátható digitális archívumokat varázsoljanak. A kérdés már csak az: milyen eszközzel tehetjük mindezt?

A szkenner önmagában még nem megoldás a digitalizálásra, pusztán megörökíti, amit elé teszünk. De mit kezdünk azzal, hogy hirtelen ott van a számítógépünkön több száz digitális másolat? Hol tároljuk? Hogyan nevezzük el? Hogyan találjuk meg őket később? Hogyan osztjuk meg a kollégákkal úgy, hogy mindenkinek könnyen elérhető legyen?

Pontosan ezekre a kérdésekre ad választ az Epson által fejlesztett Document Capture Pro szoftveres megoldás, ami sokkal több, mint egy „szkenner-driver”. Nemcsak digitalizál, hanem rendszerezi, felismeri, elnevezi és továbbítja a dokumentumokat a megfelelő helyre vagy a megfelelő személynek. De vajon kik azok, akik számára nélkülözhetetlen ez a technológia?

Papír alapú munka a digitalizálás korában?

Hiába élünk digitális korban, vannak ágazatok, ahol a papír alapú munkavégzés még mindig ipari méreteket ölt. Elég csak belépni egy könyvelőirodába a hó végi hajrában: dossziékba fűzött számlák, nyugták, bevallások tornyosulnak az asztalokon. Ilyenkor nincs idő egyesével a síkágyas szkenner üveglapjára helyezgetni a lapokat, egy lapáthúzós szkenner itt valóságos életmentő. A köteg papírból percek alatt digitális másolat készül.

A bankoknál és biztosítóknál is hasonló a helyzet: szerződések, kárbejelentések, igazolások, mellékletek áramlanak be nap mint nap. A közintézményekben pedig ügyfél- és ügyiratszám alapján kell mindent archiválni, lehetőleg gyorsan és hibamentesen.

De gondolhatunk az ügyvédi irodák perirataira, kórházi betegkartonokra vagy iskolai dossziékra egyaránt. Mindegyik élő, folyamatosan bővülő archívum. Ezek feldolgozását csak a köteges szkennelés tudja hatékonyan megoldani.

Nem csak a mennyiség számít, hanem a hatékonyság is

A lapáthúzós szkennerek igazi ereje a sebességben rejlik. Gondoljunk bele: ha egy könyvelő vagy banki ügyintéző egy nap 300 dokumentumot szkennel, és minden lap behelyezése plusz 10 másodpercet igényelne egy síkágyas szkenner esetében, akkor ez napi 50 perc plusz munkaidő. Egy héten több mint 4 órával nőne a terhelés. Egy hónapban pedig szinte egy teljes munkanap menne el a „papírmozgatásra”. Ez az a pont, ahol a lapáthúzós szkenner többé már nem luxus, hanem valóban megtérülő befektetés.

A szkennelés önmagában még nem digitalizáció

Hiába a világ leggyorsabb lapáthúzós szkennere, ha utána órákig kell kézzel rendezgetni a beolvasott fájlokat. Sok irodában még mindig ez a valóság: a dokumentumok bekerülnek egy közös mappába, aztán mindenki próbálja kitalálni, mi melyikhez tartozik. Ebből lesznek az „Új mappa (23)” nevű káoszok és az átnevezés nélküli „scan0001.pdf” fájlok. Jobb esetben megadhatjuk, hogy a szkennelt dokumentumot kinek küldje a gép, de az elnevezésről még mindig nekünk kell gondoskodni, manuálisan.

A gyors szkennelés önmagában csak félsiker. Az igazi érték ott kezdődik, amikor a beolvasott fájl már nem „scan0001.pdf”, hanem beszédes névvel, jó helyre mentve és könnyen kereshető formában várja a felhasználót. Ehhez kínál segítséget a Document Capture Pro.

Automatizált dokumentum szkennelés

De nézzük, mitől lesz igazán erős a Document Capture Pro: ezek azok a funkciók, amelyek a mindennapokban is kézzelfogható különbséget jelentenek.

• Automatikus fájl elnevezés
  Elég egyszer megtanítani a programnak, mit keressen – például ügyfélszámot, dátumot, számlaszámot -, és onnantól kezdve a dokumentumok maguktól kapnak beszédes fájlnevet. Nincs többé „scan12345.pdf”.
• Karakterfelismerés (OCR)
  A beolvasott dokumentumokból kereshető PDF készül, vagy akár szövegfájl, amit azonnal tovább lehet dolgozni. Ez a funkció aranyat ér, ha valaki gyorsan szeretne rákeresni egy szerződés szövegére vagy épp kimásolni belőle egy részletet.
• Feladatok automatizálása
  Ha gyakran ismétlődő folyamatokról van szó – például számlák szkennelése és mentése év/hónap szerint -, akkor ezeket „feladatként” el lehet menteni. Egy kattintás és a szoftver mindent magától elintéz: beolvas, átnevez, mappába rendez.
• Központi vezérlés (Server Authentication Edition)
  A nagyobb szervezetekben az IT-részleg rémálma, hogy mindenki máshogy kezeli a fájlokat. A szerveralapú verzióval központilag lehet szabályozni, ki mit tehet, milyen profilokkal dolgozhat, és hogyan áramlanak a dokumentumok cégen belül.
• Okos továbbítás
  A beszkennelt anyagok nem csak a helyi gépre kerülhetnek, hanem automatikusan mennek e-mailbe, felhőbe, SharePointba vagy más vállalati rendszerbe. Vagyis a digitalizált dokumentum pár perc alatt ott landol, ahonnan a munkafolyamat következő lépése folytatódik.

A Document Capture Pro nem egyszerű kiegészítő. Segítségével a szkennelésből valódi adatár lesz, ami gyorsabb, átláthatóbb és hatékonyabb munkát tesz lehetővé.