A rendezvényszervezés világában egy mondás tartja magát: „Ami nincs leírva, az nem létezik.” Sokan követik el azt a végzetes hibát, hogy a bizalomra vagy szóbeli ígéretekre alapozzák a szolgáltatói együttműködéseiket. Azonban a profi és az amatőr közötti határvonalat leggyakrabban a rendezvényszervezés szerződés minősége és alapossága rajzolja meg.
A rendezvényszervezés világában egy mondás tartja magát: „Ami nincs leírva, az nem létezik.” Sokan követik el azt a végzetes hibát, hogy a bizalomra vagy szóbeli ígéretekre alapozzák a szolgáltatói együttműködéseiket. Azonban a profi és az amatőr közötti határvonalat leggyakrabban a rendezvényszervezés szerződés minősége és alapossága rajzolja meg.
Miért a szerződés a szervező legjobb barátja?
Egy rendezvény során tucatnyi alvállalkozóval (helyszín, catering, technika, dekoráció, fellépők) állunk kapcsolatban. A szerződés célja nem a bizalmatlanság kifejezése, hanem a felelősségi körök tiszta definiálása. Egy jól megírt dokumentum megvédi a szervezőt a váratlan költségektől, a határidők be nem tartásától és a minőségi kifogásokból eredő vitáktól.
A szerződések kötelező elemei
Amikor egy komplex eseményt készítünk elő, a rendezvényszervezés szerződés nem csupán egy sablon. Tartalmaznia kell:
- A teljesítési határidők pontos ütemtervét (Milestones): Mikor kell a technikának készen állnia? Mikor kell az utolsó tányér ételnek az asztalon lennie?
- Lemondási feltételek (Cancellation Policy): Ez az egyik legkritikusabb pont. Hogyan alakulnak a kötbérek a rendezvény előtt 30, 15 vagy 2 nappal?
- Felelősségbiztosítás és kárfelelősség: Ki felel, ha a vendég kiönti a bort a bérelt hangfalra, vagy ha a cateringes elrontja a parkettát?
- Vis Maior (Force Majeure): A 2020-as évek megtanították a szakmát, hogy a járványok, sztrájkok vagy szélsőséges időjárási események kezelése nem maradhat ki a megállapodásból.
A „Scope of Work” és a rejtett költségek
Gyakori hiba, hogy a szerződés csak nagyvonalakban határozza meg a feladatokat. A profi szervező ragaszkodik a részletes mellékletekhez (Rider-ekhez). Ha a technikai szolgáltató nem rögzíti, hogy hány órát tartalmaz az ára a helyszíni felügyeletre, az esemény végén kellemetlen meglepetések érhetik a megrendelőt a túlóradíjak miatt.
Hogyan tanítható a jogi tudatosság?
A legtöbb szervező nem jogász, de értenie kell a jog nyelvén. Ezért kap kiemelt hangsúlyt a MOE Rendezvényakadémia képzési rendszerében a szerződéskezelés és a jogi alapismeretek modul. A hallgatók a rendezvényszervező tanfolyam keretein belül megtanulják, hogyan olvassanak a sorok között, mire figyeljenek egy helyszíni szerződés aláírásakor, és hogyan védjék meg magukat és az ügyfelüket a jogi buktatóktól.
A MOE Rendezvényakadémia oktatási anyagai között valódi szerződésminták és esettanulmányok szerepelnek, amelyek segítenek abban, hogy a leendő szervezők ne a saját kárukon tanulják meg a jogi precizitás fontosságát. A tudatos szerződéskötés nemcsak biztonságot ad, hanem szakmai tekintélyt is sugároz az ügyfelek felé: azt mutatja, hogy a szervező kezében minden folyamat kontrollált és dokumentált. Aki ma elvégzi ezt a rendezvényszervező tanfolyam képzést, az nemcsak eseményeket tud majd álmodni, hanem golyóálló üzleti környezetet is tud hozzájuk teremteni.
