Egy céges autó útja vagy egy áru átadása gyakran rutinfeladatnak tűnik. A részletek azonban később fontosak lehetnek: például amikor ellenőrizni kell az üzemanyagköltséget, visszakeresni egy út célját, vagy tisztázni, pontosan mit vett át a címzett. A menetlevél és a fuvarlevél más-más adatokat rögzít, de mindkettő segít abban, hogy a vállalkozás nyilvántartása átlátható legyen.
Ha egy munkatárs napközben több telephelyre vagy ügyfélhez is eljut, az út részletei könnyen összekeveredhetnek. Ezért hasznos, ha a bejegyzések közvetlenül induláskor vagy érkezéskor készülnek, nem napokkal később, emlékezetből.
A menetlevél a jármű útját rögzíti
A Suplixnál kapható menetlevélből követhető, mikor és honnan indult az autó, hová érkezett, ki vezette, mi volt az út célja, illetve milyen kilométeróra-állással tette meg az utat. Az, hogy pontosan milyen adatokat kell feltüntetni, függhet a jármű használatától és az elszámolás módjától. A vállalkozásnak ezért előre célszerű meghatároznia, milyen adatokat kér a sofőröktől, és hogyan ellenőrzi azokat.
Egy ügyféllátogatásnál például nem sokat segít az a bejegyzés, hogy „munkaügyben” történt az út. A konkrét cél, az indulási és érkezési hely, valamint a kilométeróra állása később pontosabb képet ad. Az üzemanyagköltség elszámolásakor vagy egy ellenőrzés során a hiányos, utólag kiegészített adatok kérdéseket vethetnek fel. A következetes vezetés a visszakeresést is egyszerűsíti.
A fuvarlevél az áru átadásáról szól
A fuvarlevél nem az autó használatát írja le, hanem a szállítmány adatait kíséri. A dokumentumon szerepelhet az áru megnevezése és mennyisége, a feladó és az átvevő adatai, valamint a szállításhoz és átadáshoz kapcsolódó információ. Így később ellenőrizhető, mit indítottak útnak, és ki vette át a küldeményt.
Belföldi vagy saját számlás szállításnál is kialakulhat félreértés: például eltérhet a feljegyzett mennyiség attól, amit az átvevő ténylegesen megkapott. Ilyen helyzetben sokat számít, hogy a dokumentumot mindkét fél ellenőrizze, és az esetleges eltérést még az átadáskor rögzítsék. A szükséges adatok és a megőrzés módja az ügylet körülményeitől, illetve az aktuális előírásoktól függhet, ezért a belső eljárást ezekhez kell igazítani.
Legyen gazdája a nyilvántartásnak
A gyakori hibák többnyire apró figyelmetlenségekből adódnak: üresen marad egy rovat, hiányzik az aláírás, vagy a kitöltött lap elkeveredik a járműben. Jelöljetek ki felelőst a nyomtatványok pótlására és a leadott iratok ellenőrzésére. A menetleveleket és fuvarleveleket dátum szerint, egységes helyen tároljátok; így egy korábbi út vagy átadás adatai később is gyorsan előkerülnek. A nap végi rövid átnézés pedig még időben kiszűrheti a hiányokat.
A rendezett adminisztráció a környezetterhelés mérsékléséhez is hozzájárulhat. A rendszeresen vezetett útadatokból látszódhat, hol ismétlődnek feleslegesen a fuvarok, így a szervezés javításával csökkenthető az üresen megtett kilométerek száma. Papíralapú nyilvántartásnál a szükséges példányszám használata szintén segít elkerülni a fölösleges papírfelhasználást.
